公章的管理和使用制度

公司印章种类繁多，主要包括公章、财务印章、合同印章、法定代表人印章、发票印章等，那么，公司印章的管理和使用可能存在哪些问题？如何预防？本文将为您详细介绍。

一、公司印章的类型和用途

公司印章种类繁多，各有用处，分别是做什么的？

（1）公章用于处理公司外部事务，如需加盖工商、银行等外部事项。

（2）财务专用章，用于公司票据出具，如出具支票时需加盖。

（3）合同专用章，公司签订合同时通常需要加盖。

（4）法定代表人印章，用于特定用途，公司出具票据时还应加盖此印章。

（5）发票专用章，公司开具发票时需加盖。

二、公司印章管理和使用可能存在哪些问题？

（1）印章刻制的业务流程不明确，没有审批程序。只要业务需要，领导或部门就可以随意雕刻印章。雕刻后未发布正式启用文件，印章使用范围和使用时间不明确。

（2）印章雕刻不在*部门指定的单位进行，也不在**备案。随意找一个单位刻公章，为今后使用印章的风险埋下隐患。

（3）个别企业没有印章管理规章制度，使用印章未经严格批准。印章管理人员不严格审查印章材料的使用情况，甚至在空白介绍信或空白纸上用印。印章保管人让印章离开自己的视线，或者允许他人在自己不在场的情况下代为盖章。

（4）个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式。请示完成后，领导审批用印的签字由经理办公室保存，时间长了容易丢失，无法追溯。虽然个别单位有统一的用印台账，但领导在材料上签字直接上报的文件没有记录用印事项和用印人员。涉及此类文件的问题也无法追溯，形成法律风险。

（5）个别企业印章保管制度不完善，无专人保管，印章丢失或盗窃后不及时报告，不主动在报纸上发布公告声明印章作废，留下潜在用印风险。

（6）为了追求收入，个别企业允许不合格的企业挂靠施工。个别情况下，附属单位甚至可以使用公司印章。一旦附属单位出现问题，企业将承担相应的责任。

（7）个别企业不重视项目部印章的管理，没有意识到项目部印章对企业的重要性，项目部印章管理不规范，没有限制使用范围和审批程序，没有设立项目部印章账户，形成项目部印章管理空白，给企业带来更大的法律风险。

（8）个别企业印章被仿冒后，未采取正确应对措施，放任风险发生，给企业带来不可挽回的损失。

（9）个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销后，未及时收回、销毁这些单位的印章，造成印章流失，形成潜在的法律风险。

三、如果公司印章被盗、被抢或丢失怎么办？

除了上述公司印章管理和使用中可能存在的各种问题外，还有另一种情况，即公司印章可能被盗、被抢或丢失。如果公司印章被盗、抢劫或丢失该怎么办？

如果印章确实被盗（被抢），企业不承担因使用印章而发生的争议。

首先，因为在**有公章的备案，法定代表人应将身份证原件和复印件、工商营业执照原件和复印件带到丢失地点管辖的派出所，领取报案证明。

第二步是让公众知道丢失的公章是无效的，所以公章丢失后的第二件事是持有报案证明的原件和复印件，工商营业执照的原件和复印件在市级以上的报纸上发表声明，声明公章无效。报纸将在第二天发表。在哪家报纸上发表声明可以询问当地工商行政管理局，每个地方都有不同的规定。这里需要注意的是，大多数报纸会要求公司所有股东到场签署同意登报声明，这也为许多公司的公章丢失补办设置了一定的障碍。

第三步是持下列文件到*局*部门办理新印章备案：营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、企业印章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件、股东证明或工商局印制的股东名单、派出所报案回执及登报声明复印件。

第四步是办理好新印章登记后，可以在*部门的指导下刻新印章。新印章需要不同于以前丢失的印章。